项目组成员中有一名专职的文件管理员，其主要职责之一是负责项目组的文件收发和保管。针对文件收发环节，以下叙述不正确的是______。

admin2011-01-20 68

问题项目组成员中有一名专职的文件管理员，其主要职责之一是负责项目组的文件收发和保管。针对文件收发环节，以下叙述不正确的是______。

选项 A、电子版文件可通过授权系统来控制收发
B、对于纸制文件可以采用编号、盖章等方法控制文件的有效性
C、发给客户的文件可以不进行文件回收管理
D、对现场使用的外来文件可不进行文件收发管理

答案D

解析文档管理的方法属于沟通管理范畴。企业的各个项目应该基本采取统一格式记录信息以及进行传递。企业的项目管理部门应该总结或借鉴一些好的模板进行共享，这样有助于信息格式标准化，以免引起不必要的混乱。对于不同层次的项目干系人，应规定不同的信息格式。信息也是层层分解的。信息的详略程度不同，信息的报送格式也不同。负责项目组的文件收发和保管文件管理员的控制方法也有所不同。C是正确的。不同信息的收集和文档归档的结构等也都会有所不同。应根据企业的管理需要和项目周期的特点，界定项目当中会产生哪些信息，来自内部哪个部门，以何介质出现，可能的频度，对于新旧版本如何管理，编号规则，如何向相关人员(包括项目成员和与项目有关的部门)传递，如何进行信息归档、设定密级、无用信息的处理，外部接收到的文件如何归档和使用等。A无疑是正确的。此处可参考ISO 9000中对文件和质量记录管理的规定来进行判断。文件发布前要得到批准，必要时对文件进行评审与更新，并再次批准(B也是正确的)，确保外来文件得到识别，并控制其分发，规定记录的标识、储存、保护、检索、保存期限和处置所需的控制等(可见D是错误的)。有些信息可以通过口头来传递，但重要的信息都要以文档方式加以记录，记录中要有记录时间、记录入的信息。故D是正确答案。

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