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  3. 论述采购合同管理的基础工作。

论述采购合同管理的基础工作。

admin2010-04-13  70
问题 论述采购合同管理的基础工作。
选项
答案采购合同管理的基础工作主要包括： (1)合同签订后的日常管理工作 许多工作应该在合同签订后立刻进行。这些工作包括：建立管理合同的系统；为合同管理团队提供信息；准备好所有的关键性文件等。工作具体内容如下： ①建立系统：主要是建立一个合同号(账户代码)以便跟踪与合同有关的所有成本； ②为合同管理团队提供信息：包括有关与供应商之间进行沟通的任何政策、合同号、供应方细节等； ③准备好关键的文件：包括获得担保书和保证书，获得供应商的有关保险单据的复印件；准备要签署的所有信用合同；保证通知合约方所有的现场程序，并获得供应方驻现场人员已得到通知准备开始的确认函。 (2)对合同变化和变更的控制工作 合同变更的控制应该从两个方面人手，一是同意或拒绝变更要求的内部程序；二是修改合同以适应被批准的变化的机制。 ①处理变更要求：即对所有合同变更请求都要求提供一份定量说明变更合同带来的积极和消极两方面影响的文件； ②修正合同：一旦变更要求在购买方公司内部得到批准，该变更就应该通过合同的修改而正式固定下来。 (3)进行合同交付与发票收取：工作 在收到发票时，要核实发票的准确性之后，采购方才能确认交付工作已被圆满完成。为了达到职责分担的目的，负责检查与支付有关工作是否网满完成的人不应该与批准付款的人为同一个人。 (4)合同完成后的管理丁作 对合同完成的处理一般分为以下两个阶段进行： ①合同的完成 对于简单的合同比如简单设备的供应合同来说，发票的支付就代表着合同的结束。对于更复杂的合同，就需要一个完成说明书。该说明书实际上是对以下事项的申明：购买方接受了供方提供的产品或服务、合同金额被支付或将被支付给合同一方、合同规定的所有责任和义务已经完成。 在所提供的产品或服务的缺陷会有严重后果的场合(特别是在安全性方面)，在完成说明书上签字之前必须保证获得所有的质量记录并将其安全归档。这些记录在出现故障或缺陷事故的时候将被使用。一旦完成被确认，就可以做出最后支付。 合同总结或“合同收工检查”是在合同完成之后的正式的总结。应该考虑以下事项： a．时间、成本和质量执行情况：合同成果的交付与进度表是否相符，成本控制是否在合同预算之内，是否达到了合同要求的参数； b．相关风险：进度延迟、预算超支、质量或其他问题原因是什么； c．组织和运作效率，所用程序或控制方法的适当性； d．供应商的总体表现。 ②合同的保证期 任何对保证(保修)的要求都应该按照合同条款进行。当保证期结束且不存在任何未兑现的保证要求时，所有的保证金都应该发放给供应商，并且任何保留的担保书或保证书都应该归还给供应商。当还有未兑现的保证事项时，保证金在鼓励供应商尽快完成它的未完成的工作方面具有重要的作用。
解析
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