2. 职业资格
  3. 背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的几项工作任务。 备忘录 至：秘书——高叶 自：行政经理——苏明 内容： 公司准备将今年的

背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的几项工作任务。 备忘录 至：秘书——高叶 自：行政经理——苏明 内容： 公司准备将今年的

admin2017-02-21  61
问题 背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的几项工作任务。
                                               备忘录
至：秘书——高叶
自：行政经理——苏明
内容：
    公司准备将今年的公司年会办成远程电话会议，决定由你起草此次会议筹备方案的初稿，为稳妥起见，请你先将远程会议筹备方案的特点予以整理，并从网上发给我。此外，请就如何检查会议筹备工作提出几点建议。
                                                                                              行政经理  苏明
                                                                                              ××年×月×日
选项
答案远程会议筹备方案的特点： (1)远程会议具有节省时间和金钱、能够与电话服务机构商定使用录音带做永久记录、而且交流更加直接、简短的优点。 (2)远程会议筹备方案拟订时，应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务，并提前一周与电信会议服务公司预约，明确提出自己的要求，并提前将下列内容告诉电信服务公司：会议日期、会议起止时间、会议参加人数、与会者的电话号码、主持人姓名等。 (3)会议程序、议程及其他材料必须提前寄给与会者，以便他们有时间准备会议讨论。 (4)远程会议筹备方案中要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常，摆放是否符合要求。做好会务筹备情况检查的方法大致分为以下两种： (1)听取会议筹备人员的汇报。 ①听取汇报的领导要加强前期的调查，深入一线，发现问题，解决问题。 ②会议筹备人员对汇报材料的准备要侧重困难和问题，注重实效。 ③选择合适的汇报时间。 ④对会议筹备情况汇报的关键是发现筹备过程中的问题，及时地调整和加强，因此，汇报之后要抓紧催办和落实。 (2)会前现场检查。 ①检查会议所需的各种资料，要考虑一些特殊人群的需求，如提供大号字印刷材料，用盲文印刷等。远程会议要提前下发材料。 ②注意气味。一些人对香水、花露水和浓重的化学气味过敏或高度敏感。因此，要对所有工作人员提出要求。 ③设立入场登记台。为使人们能轻松、快捷地登记入场，可考虑设置咨询台或登记台。张贴会场平面示意图。 ④佩戴徽章、名牌。为方便工作，所有工作人员都应佩戴徽章或名牌。 ⑤准备接待休息室。应在接待休息室内放置公司标志或旗帜，可放置电话机、传真机、电脑、留言条和笔等。此外，还应备有急救箱。 ⑥安排接待、服务人员。配备精通业务的人员，事先组织培训，回答与会者的提问。 ⑦远程会议要加强对设备的检查。
解析
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